L’innovazione digitale della pubblica Amministrazione porta ad una rottura con il passato, garantendo un connubio di efficienza ed efficacia oltre che rapidità nella gestione delle operazioni.

Sicuramente, il documento denominato “Strategia per la Crescita Digitale 2014-2020” costituisce una delle pietre poste alla base del processo di digitalizzazione della PA, assieme anche al rinnovato codice per l’amministrazione digitale.

Tali documenti indicheranno la strada da percorrere nel futuro per raggiungere gli obiettivi preposti per la riorganizzazione dei servizi pubblici.

La digitaltransformation

La Digital Transformation della Pubblica Amministrazionedeve essere fondata sulla riorganizzazione dei modelli organizzativi e ciò non può prescindere dalla trasformazione non solo dei processi e dei procedimenti, ma anche dalla dematerializzazione dei documenti, al fine di passare in tempi rapidi da documenti dematerializzati ad un archivio formato da documenti nati già in formato digitale.

Gestire i documenti con un click non costituisce un vantaggio solo per i processi esterni, garantendo l’accesso alla popolazione interessata in tempi rapidi, ma anche per gli impiegati che devono gestirli, che riescono, in questo modo, a risparmiare tempo da dedicare ad altre operazioni.

Ovviamente, la sola digitalizzazione dei documenti non basta per garantire la transizione verso la PA digitale, ma occorre una visione d’insieme senza prescindere dallo scambio di informazioni automatizzato e dall’interoperabilità tra tutte le Pubbliche Amministrazioni che sono coinvolte nei vari procedimenti, al fine di raggiungere gli obiettivi di efficienza, efficacia, ed economicità della PA già stabiliti nella legge 241 del 90. Non si può fare a meno, però, di considerare l’importanza che riveste anche l’organizzazione dal punto di vista delle risorse umane, che devono operare in sinergia con i sistemi tecnologici, dopo aver acquisito adeguate competenze alla gestione dei sistemi digitali.

I documenti digitali e la loro conservazione

Come già detto, la gestione documentale pubblica amministrazione in formato digitale è uno dei pilastri su cui si fonda la trasformazione digitale. Secondo quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale, aggiornato al 16-09-2020, il documento informatico è una rappresentazione di atti, fatti o dati che sono giuridicamente rilevanti e si contrappone al documento analogico.

È importante che tali documenti siano conformi agli obblighi di conservazione nel tempo: alcuni sono destinati all’archivio storico, e quindi devono essere conservati in maniera permanenti; alcuni sono necessari agli affari correnti, e quindi destinati all’archivio corrente; mentre una terza categoria, denominata archivio di deposito, comprende quei documenti che non servono al disbrigo degli affari concorrenti, ma non ancora destinati all’archivio storico.

Inoltre, è necessario che durante la conservazione, i documenti siano protetti, reperibili in ogni momento ed integri, pertanto vi è l’obbligo di affidarsi a sistemi tecnologici e soggetti dotati di competenze tecniche in grado di garantire che tali obblighi vengano rispettati. Il responsabile della conservazione è il soggetto che viene individuato nell’ambito della PA (dirigente oppure impiegato di alto livello) che ha lo scopo di controllare che tutto venga svolto secondo la normativa, tuttavia, nei casi in cui nella PA manchino delle figure dotate di queste competenze è possibile esternalizzare il servizio.