L’email è lo strumento di comunicazione professionale più usato, perché è veloce, è economica e può raggiungere più destinatari contemporaneamente. Ma nonostante tutti scrivano continuamente email, moltissimi non hanno ancora imparato ad introdurle bene e a scegliere l’oggetto giusto.

E per questo tanti di noi dedicano generalmente la prima fase della giornata lavorativa al compimento di logoranti operazioni interpretative, nel tentativo di leggere oltre il senso del testo riportato nella riga oggetto della mail, per cogliervi il contenuto della mail.

• E’ la risposta che stavo aspettando?
• Di cosa si tratterà?
• Mi interessa?
• Sarà un messaggio hard o spam?
• Ma è proprio lui/lei o è qualche hacker virtuale che si annuncia dietro mentite spoglie?
• Devo leggerla adesso o posso leggerla dopo?…

Per non parlare dei messaggi che spesso sono privi di oggetto! Questo è il peggiore errore che si possa compiere, fortunatamente sia i servizi di webmail che i client di posta elettronica prima di inviare il messaggio ci avvisano con un alert che stiamo inviando un messaggio senza oggetto. L’oggetto è infatti importante anche per effettuare poi delle ricerche all’interno della nostra casella mail.

e spesso a queste domande seguono ripetute operazioni di cancellazione della mail o sbuffate annunciate.

Eppure basterebbe che chi scrive avesse maggiore riguardo per la riga oggetto, la riga che più di tutte può dire molto e subito.

Quando un oggetto sbagliato provoca errori

Se alcuni riempiono la riga oggetto di dettagli diabolici, molti si tolgono d’impiccio lasciandola vuota come se, in quella riga, il vuoto rappresentasse un linguaggio in sé. La maggior parte vi scrive parole criptiche o allusive o talmente vaghe e inflazionate da indurre il destinatario a non aprire l’email e a cancellarla.

E questo vale anche quando il mittente è conosciuto. Dopo qualche spiacevole esperienza legata all’apertura di e-mail solo all’apparenza provenienti da mittenti noti, se il dubbio è forte, io non esito a cancellare la mail

E’ una questione di sopravvivenza con tutte le implicazioni dovute al sovraccarico di mail quotidiano bisogna fare delle scelte. Sappiamo bene quante cose accadono in un minuto su internet e quante informazioni vengono scambiate.

A dispetto di un oggetto di poco valore, il contenuto dell’email può infatti essere “serio” e aver cancellato la mail può provocare disguidi e perdite di tempo.

Nella mia casella di posta arrivano tante, troppe email, e se tra le tante c’è ne è una che nell’oggetto riporta la parola “INFORMAZIONI” e magari proviene da un indirizzo che non dice un bel niente, io la cancello.

E quando poi scopro essere ad esempio l’email dello sconosciuto architetto X, incaricato dal cliente Y, contenente informazioni urgenti per redigere l’offerta per l’impianto Z, allora mi metto comodo apro la mail, prendo il telefono e bacchetto il mittente (garbatamente o meno garbatamente a seconda del caso) e lo invito a non scrivere le sue email a cuor leggero, ma a strutturare i testi in modo più attento, per il bene di tutti.

E poiché oltre ad essere mittenti, siamo tutti destinatari, con un mucchio di cose da fare e a cui pensare, nonché costantemente a rischio di virus e di email moleste, la bacchettata tutto sommato viene incassata sempre abbastanza bene.

Però quanto tempo perso. Ma l’email non dovrebbe farci risparmiare il tempo?

E allora, mittenti di tutto il mondo, diamo maggiore importanza all’oggetto della mail! 🙂

Cosa deve contenere l’oggetto della mail?

Una riga oggetto che voglia assolvere la sua funzione di attirare e annunciare il contenuto del messaggio deve contenere semplicemente una precisa, esplicita, sintetica e utile anticipazione dell’oggetto del messaggio. Niente frizzi e lazzi, niente ragionamenti sottili e cavillosi.

Solo un distillato di parole buone e utili.

Alleniamoci a oltranza. Il mio consiglio è fare delle prove, allenandoci a scrive degli oggetti sensati e magari conservarli per utilizzarli alla prima occasione utile. Potete infatti salvare i vari oggetti in una mail di bozza e personalizzarli poi al momento dell’uso.

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• Ti ringrazio se ci vorrai aiutare

  Per saperne si più su come scrivere bene l’oggetto delle email e molto di più sull’universo email, nelle organizzazioni e nel marketing “ L’email per lavorare e vivere meglio in azienda” di Luisa Carrada.